Presença e Apresentação na Receção

aqui tínhamos falado na importância de uma imagem cuidada para um Rececionista de uma empresa.

Hoje, deixamos-lhe algumas qualidades e comportamentos que um Recepcionista deve revelar,  e que, não sendo inatas, se aprendem no exercício da função.

Quando atende um telefone

– Deve cumprimentar com a saudação de cortesia, «Bom dia» , «Boa tarde» e dizer o nome   da empresa de onde fala e por último o seu nome.

– Boa dicção. Não cortar palavras ou falar a correr.

– Falar pausadamente.

– Saber escutar para passar a mensagem.

– Se não percebeu o interlocutor, deverá pedir para repetir ou soletrar o nome.

Pessoalmente

– Deverá levantar-se para receber o visitante.

– Não deve ignorar o visitante. Se por qualquer motivo estiver a fazer algo que não possa deixar a meio, deverá levantar o olhar, dar a entender que sabe que o visitante está ali e pedir-lhe que aguarde um momento.

– Simpatia e cordialidade, é algo que toda a gente merece e gosta. Seja quem dá como quem recebe

– Formas de cumprimento «Bom dia», «Boa tarde», é uma forma de cumprimento que é sempre bem aceite. Ajuda a quebrar o gelo e prepara o visitante para se apresentar.

– Quando o visitante diz o nome, é conveniente fixá-lo.

– Há quem goste de se apresentar pelo título académico. No entanto, na dúvida, todas as pessoas deverão ser apresentadas por Senhor, e o apelido ou Senhora Dona, e o nome.

– Quando o Rececionista anuncia o visitante à entidade visitada, deverá esclarecer se está na receção pessoalmente ou se está ao telefone:

– A dicção deve ser pausada e consistente.

– Saber escutar é importante, para poder passar a mensagem correta

São atitudes e comportamentos que fazem a diferença, de quem recebe e de quem é recebido.

O Sorriso é o melhor cartão-de-visita.

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Dulce Maria Custódio, Consultora Imagem e Comunicação Empresarial, (Personal Adviser – Direct Consulting & Protocol)

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