Como as listas “To Do” a podem ajudar a ser mais eficiente

Uma das ferramentas que mais pode ajudar na organização do dia a dia é a chamada To do List.

A To do list não é mais do que uma lista de tarefas/atividades que temos para fazer e/ou terminar.

As listas To do podem ser semanais/ diárias ou ter a periodicidade que a pessoa quiser. O importante é dispor de um tempo para as criar e cada um encontrar a sua forma de fazer a lista.

Elas existem para todos os gostos: para os mais tecnológicos, existem aplicações para smartphones; para os que preferem o papel e a caneta, qualquer folha, bloco servirá… com mais ou menos cor, com mais ou menos formalidade. Muitas pessoas consideram que é uma perda de tempo, que não faz sentido, que nunca se conseguirão auto ajudar com esta ferramenta… talvez sim, talvez não… depende do foco de cada um, da sua motivação e da sua força de vontade.

Partindo do princípio que o leitor está interessado neste tema, e até tem vontade de experimentar esta ferramenta, aqui ficam algumas dicas.

Escrever todas as tarefas que tem de fazer na semana/dia que se aproxima

Tire cinco minutos do seu dia para pensar em tudo o que tem para fazer. Esta reflexão constitui um momento importante para si.

Pormenorizar as tarefas

Não se esqueça que é uma lista e não um texto. Escrever tópicos de tarefas, não objetivos ou generalidades, devendo esmiúça-las ao máximo.”Fazer o relatório e entregar”, por exemplo, não é algo que deva colocar numa to do list, mas escrever “terminar o capítulo 3 do relatório, fazer o levantamento de necessidades” ; arrumar a casa” também não é uma atividade para a to do list…deve escrever “fazer a cama”, “limpar o pó”.

Priorizar

É uma das máximas destas listas: o que for mais importante deve ficar no topo da lista. Nesta lista poderá também assinalar as compras que tem de fazer, estipulando um dia, de forma a rentabilizar o tempo nesta atividade, mas não coloque atividades rotineiras, que faz todos os dias.

Realismo

Ser realista nestas listas é uma característica fundamental. Não adianta muito colocar 10 atividades, quando na realidade sabe que só consegue fazer 6. A falta de realismo pode gerar stress e desmotivação por não se conseguir completar as tarefas previstas.

 

As vantagens da utilização das to do list são várias

Desde logo ajudam na gestão de tempo e na nossa organização diminuindo o stress. Podem ser uma ferramenta de auto motivação no sentido em que, de facto, vemos o trabalho a ser realizado dentro do tempo que estipulámos, e ajudam a manter o foco no que é realmente importante.

E por último

Um aspeto muito importante destas listas é o local onde ela é escrita: deve ser um local de acesso rápido em qualquer situação.

E deve haver espaço para si, só para aquilo de que gosta e contar com os imprevistos!

Se levadas a sério estas listas constituem uma mais valia fundamental para a gestão eficaz do dia a dia.

Sofia Contente, Psicóloga

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